1) Administrator danych i role podmiotów

• W zakresie publicznie dostępnej strony serwisu, obsługi zapytań, wsparcia technicznego, logów technicznych, formularzy kontaktowych oraz kont tworzonych i utrzymywanych bezpośrednio przez operatora serwisu, administratorem danych osobowych jest SMART OBYWATEL (mgr inż. Mikołaj Kabała), ul. Leszczyńska 69B/27, 25-326 Kielce.
• Jeżeli narzędzie „PROFIL NAUKOWCA” jest udostępniane konkretnej instytucji, jednostce organizacyjnej albo partnerowi do realizacji ich własnych procesów, administratorem danych w zakresie celów i środków przetwarzania określanych przez tę instytucję może być ta instytucja. W takim przypadku szczegółowa informacja o administratorze może zostać przekazana odrębnie, np. na ekranie logowania, w regulaminie, umowie, klauzuli informacyjnej albo dokumentacji współpracy.
• W zależności od modelu udostępnienia narzędzia, SMART OBYWATEL może występować jako administrator, współadministrator albo podmiot przetwarzający w rozumieniu RODO – odpowiednio do faktycznego zakresu decydowania o celach i sposobach przetwarzania danych.
• Na potrzeby utrzymania infrastruktury technicznej mogą być wykorzystywani zewnętrzni dostawcy usług z kategorii hostingu, infrastruktury, kopii zapasowych, poczty elektronicznej albo zabezpieczeń – wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia i zabezpieczenia usługi.
• Kontakt techniczny i organizacyjny: profilnaukowca@gmail.com.

2) Jakie dane mogą być przetwarzane?

• Dane konta użytkownika – np. imię, nazwisko, adres e-mail, login, rola, zakres uprawnień. Hasła są przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego (hash).
• Dane techniczne i bezpieczeństwa – np. adres IP, data i godzina zdarzenia, informacje o przeglądarce i urządzeniu, identyfikatory sesji, logi logowania/wylogowania, błędy systemowe, zdarzenia audytowe.
• Dane wprowadzane przez użytkownika – np. kryteria wyszukiwania, filtry, słowa kluczowe, tagi, treść zgłoszeń, uwag i wiadomości przesyłanych przez formularze dostępne w serwisie.
• Dane robocze – np. listy wyników, raporty, ustawienia widoków, notatki robocze oraz inne dane zapisywane w ramach korzystania z funkcji narzędzia.
• Pliki i treści przesyłane do analizy – np. dokumenty PDF lub ich fragmenty oraz rezultaty analizy, jeżeli użytkownik korzysta z funkcji dopasowania treści. Użytkownik powinien przesyłać wyłącznie materiały niezbędne do celu korzystania z narzędzia i unikać podawania danych zbędnych, w tym szczególnych kategorii danych.
• Dane dotyczące naukowców, ekspertów lub innych osób widocznych w wynikach – np. imię, nazwisko, afiliacja oraz inne dane i metadane pochodzące z legalnie dostępnych źródeł publicznych, źródeł referencyjnych albo źródeł przekazanych do zasilenia narzędzia.

3) Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Zapewnienie dostępu do serwisu, logowania, autoryzacji i utrzymania sesji użytkownika – podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie czynności niezbędnych do świadczenia usługi) albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na bezpiecznym udostępnianiu narzędzia).
• Zapewnienie bezpieczeństwa, rozliczalności i diagnostyki, w tym prowadzenie logów, wykrywanie nadużyć, przeciwdziałanie nieuprawnionemu dostępowi, tworzenie kopii zapasowych oraz analiza błędów – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Obsługa zgłoszeń, kontaktu i wsparcia technicznego – art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zależnie od charakteru kontaktu.
• Rozwój, testowanie i doskonalenie działania narzędzia – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w tym obowiązków z zakresu ochrony danych osobowych, rachunkowości lub dochodzenia roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Realizacja procesów prowadzonych przez instytucję korzystającą z narzędzia – jeżeli dla danej instancji administratorem jest instytucja lub jednostka organizacyjna, podstawą przetwarzania może być również art. 6 ust. 1 lit. e RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zgodnie z celem i dokumentacją tej instancji.

4) Cookies i lokalne mechanizmy pamięci przeglądarki

• Serwis może wykorzystywać cookies niezbędne oraz inne mechanizmy techniczne potrzebne do działania strony, logowania, utrzymania sesji, ochrony formularzy oraz zapewnienia bezpieczeństwa.
• Wybrane funkcje serwisu mogą zapisywać ustawienia lub dane pomocnicze lokalnie w przeglądarce użytkownika, aby ułatwić korzystanie z narzędzia.
• Jeśli urządzenie jest współdzielone z innymi osobami, zaleca się wylogowanie po zakończeniu pracy oraz usunięcie danych przeglądarki, jeżeli użytkownik nie chce pozostawiać danych lokalnych na urządzeniu.
• Jeżeli w danej konfiguracji uruchomione zostaną narzędzia analityczne lub statystyczne, będą one stosowane wyłącznie w zakresie wynikającym z konfiguracji serwisu i – tam, gdzie jest to wymagane – po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5) Odbiorcy danych

• upoważnione osoby działające po stronie właściwego administratora danych,
• podmioty obsługujące narzędzie technicznie, organizacyjnie lub serwisowo – wyłącznie w zakresie niezbędnym do utrzymania, zabezpieczenia i rozwoju narzędzia,
• dostawcy hostingu, infrastruktury, kopii zapasowych, poczty elektronicznej, narzędzi bezpieczeństwa oraz – jeśli zostały uruchomione – narzędzi analitycznych,
• podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

6) Okres przechowywania danych

• Dane kont użytkowników i uprawnień – przez okres aktywności konta albo współpracy, a następnie przez okres niezbędny do rozliczalności, zabezpieczenia roszczeń i usunięcia danych zgodnie z przyjętymi zasadami.
• Logi bezpieczeństwa i logi techniczne – co do zasady przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne dla bezpieczeństwa i diagnostyki, zwykle do 90 dni, chyba że dłuższe przechowywanie jest uzasadnione incydentem, audytem, postępowaniem wyjaśniającym albo obowiązkiem prawnym.
• Zgłoszenia, korespondencja i wsparcie techniczne – przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres niezbędny do wykazania sposobu jej załatwienia oraz dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
• Pliki i materiały przesłane do analizy – przez czas potrzebny do wykonania analizy, przygotowania wyniku, obsługi zgłoszenia albo realizacji celu, dla którego zostały przesłane, chyba że dłuższy okres wynika z odrębnych ustaleń dla danej instancji narzędzia.
• Kopie zapasowe – dane mogą być przechowywane do czasu ich usunięcia w naturalnym cyklu rotacji backupów, zwykle przez okres 30–90 dni, bez odrębnego wykorzystywania tych kopii do bieżących celów operacyjnych.
• Dane zapisane lokalnie w przeglądarce – do czasu ich usunięcia przez użytkownika albo wyczyszczenia danych przeglądarki.

7) Bezpieczeństwo danych

8) Prawa osób, których dane dotyczą

• prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii,
• prawo sprostowania danych,
• prawo usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych prawem,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo sprzeciwu – gdy podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO,
• prawo przenoszenia danych – w przypadkach, w których znajduje zastosowanie,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9) Funkcje dopasowania i prezentacji wyników

10) Źródła danych i aktualność informacji

11) Czy narzędzie podejmuje zautomatyzowane decyzje?

12) Dane pozyskane z innych źródeł (art. 14 RODO)

13) Przekazywanie danych poza EOG

14) Zmiany polityki prywatności